Báo cáo công việc vừa giúp nhân viên nhìn nhận lại những việc mình đã làm được vừa giúp nhà quản lý nắm bắt tiến độ công việc và đánh giá chất lượng nhân viên.

Bạn đang xem: Cách làm báo cáo công việc


Phần lớn các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức hiện nay đều yêu cầu nhân viên thực hiện báo cáo công việc. Tùy theo đặc điểm của từng đơn vị, theo công việc cụ thể mà báo cáo có thể được thực hiện theo ngày, theo tuần, theo tháng hoặc theo một giai đoạn nhất định. Và ở trong nội dung bài viết này, Luật Hoàng Phi sẽ giúp Quý vị hiểu hơn về báo cáo công việc và cung cấp một số mẫu báo cáo công việc.

Báo cáo công việc là gì?

Báo cáo công việc là bản tóm tắt tất cả những gì mà nhân viên đã làm được trong khoảng thời gian có thể là một ngày, một tuần hoặc một tháng và ý nghĩa đối với công việc, dự án chung, bản báo cáo công việc còn cho thấy các thành viên trong nhóm đã hợp tác với nhau như thế nào để hoàn thành những mục tiêu đã được đề ra.

Báo cáo công việc là cách thức để nhà quản lý có thể giám sát được tiến độ và hiệu suất làm việc của nhân viên, thông qua báo cáo công việc, người quản lý có thể đưa ra nhận xét chính xác cho nhân viên của mình.

Các mẫu báo cáo công việc đều giúp người làm báo cáo nhìn lại được những việc mình đã làm cùng với những kết quả đạt được xem còn gì thiếu sót hay không và còn giúp cho những nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình làm việc của nhân viên, qua đó có thể có những kế hoạch, phương hướng điều chỉnh hợp lý. Dưới đây, là những lưu ý khi viết báo cáo công việc:

+ Nội dung báo cáo: Xác định mục đích chính xác là bước quan trọng và quyết định báo cáo có đúng chuẩn và có nội dung phù hợp hay không. Mỗi bản báo cáo sẽ có những mục đích khác nhau nên quý vị cần phải xác định lập báo cáo để làm gì và từ đó tránh những sai lầm.

+ Lập đề cương báo cáo công việc: Việc lập đề cương sẽ giúp cho quý vị xác định được những hạng mục cần thiết và tránh thiếu sót những thông tin quan trọng.

+ Đánh giá hiệu suất công việc: Đây là điều cần thiết sau khi đã liệt kê những công việc đã làm được để có thể đưa ra những phương hướng khắc phục, điều chỉnh kịp thời.

+ Đề xuất những phương án khắc phục, phương hướng phát triển mới: Dù là công việc được hoàn thành đúng tiến độ và đạt được kết quả nhưng quý vị vẫn cần đưa ra những phương hướng, kế hoạch phát triển mới để thể hiện tinh thần trách nhiệm với công việc.

Quy định báo cáo công việc như thế nào?

Pháp luật hiện nay không có quy định nào liên quan đến viết báo cáo công việc, việc thực hiện báo cáo dịch vụ này sẽ do từng cơ quan, doanh nghiệp có yêu cầu hay không. Báo cáo công việc sẽ có những cấu trúc riêng tùy theo từng loại công việc và điều quan trọng ở đây là báo cáo phải thể hiện được những thông tin chính mà người đọc cần phải biết.

Viết báo cáo công việc không hề đơn giản, quý vị khi thực hiện viết báo cáo cần lưu ý những vấn đề sau đây:

Thứ nhất: Người nhận báo cáo là ai?

Đây là phần quan trọng, bởi nếu thông tin người nhận không chính xác sẽ khiến người đọc cảm thấy không được tôn trọng hoặc người viết không có những hiểu biết đơn giản về đơn vị mình đang làm việc. Bởi bản báo cáo công việc có những khi sẽ không phải chỉ gửi cho cấp trên trực tiếp mà còn gửi cho các phòng ban khác. Chính vì thế, việc xác nhận thông tin những ai là người sẽ đọc báo cáo để chọn được thông tin phù hợp nhất.

Thứ hai: Thu thập thông tin

 Thông tin trong mẫu báo cáo công việc là quan trọng nhất. Vì vậy, quý vị hãy dành nhiều thời gian cho việc thu thập các thống kê, dữ liệu tài chính, bảng biểu… cần thiết cho bản báo cáo. Đây là phần trọng tâm của bản báo cáo vì thế cần phải được diễn giải một cách chi tiết, dễ hiểu cũng như sắp xếp logic, thông tin hợp lý để người đọc báo cáo có thể dễ dàng hiểu được.

Thứ ba: Trình bày báo cáo

Đối với mọi bản báo cáo, mọi công việc thì báo cáo công việc cũng nên có những nội dung chính như sau:

+ Tiêu đề báo cáo

+ Tóm tắt, sơ lược dự án

+ Giới thiệu: Lý do viết bản báo cáo công việc, nền tảng và cách thu thập thông tin.

+ Nội dung chính của báo cáo: Trình bày thông tin thu thập được và chia thành các mục nhỏ để khoa học và dễ nhìn, dễ hiểu hơn.

+ Kết luận, đề xuất

Thứ tư: Kiểm tra lại bản báo cáo trước khi gửi

Kiểm tra lại bản báo cáo có thể là kiểm tra lại nội dung xem đã phù hợp hay chưa, bố cục bản báo cáo có dễ hiểu, dễ nắm bắt ý chính hay không hoặc là ngôn ngữ sử dụng trong bản báo cáo có rõ ràng, mạch lạc, thuật ngữ trong ngành đã sử dụng đúng hay chưa. Ngoài ra, nếu đơn vị đang công tác có quy định riêng về mẫu báo cáo công việc thì quý vị cần phải chỉnh sửa cho phù hợp với yêu cầu.

*

Nội dung báo cáo công việc gồm những gì?

Trên thực tế, các mẫu báo cáo công việc dù là báo cáo theo ngày, theo tuần, theo tháng đều có những bố cục tương đương nhau, các bản báo cáo có thể được lập từ phần mềm world hoặc phần mềm excel nhưng chỉ cần nêu rõ về nội dung để người xem dễ hiểu.

Nội dung của báo cáo dịch vụ sẽ bao gồm các nội dung chính như sau:

– Tên doanh nghiệp, tổ chức mà cá nhân đang làm việc.

– Tên nhân viên thực hiện báo cáo, chức vụ, phòng ban công tác.

– Địa điểm, thời gian thực hiện viết báo cáo.

– Nội dung các công việc đã được xử lý.

– Nội dung các công việc còn tồn đọng.

– Kết quả thực hiện công việc

– Ý kiến, thắc mắc, góp ý.

Nội dung chính của báo cáo thực hiện công việc phụ thuộc vào đặc trưng của công việc cũng như theo loại báo cáo. Các báo cáo công việc theo ngày, theo tuần, theo tháng có thể sẽ có thêm những nội dung khác nhau như là tên dự án, giai đoạn thực hiện dự án, công việc quan trọng, nhận ý kiến chủ quan…

Khi quý vị soạn mẫu báo cáo công việc cần phải cẩn thận và xem xét một cách chi tiết, bởi thông qua đó, nhà quản lý sẽ đánh giá năng lực, tính chuyên nghiệp và sự nghiêm túc của bạn với công việc. Và sau đây, chúng tôi sẽ đưa ra những lỗi sai thường gặp để quý vị có thể tránh gặp phải.

Một là: Lỗi sai chính tả

Lỗi này tưởng chừng là đơn giản nhưng lại có rất nhiều người mắc phải khi viết báo cáo công việc nói riêng và thực hiện soạn thảo các văn bản, giấy tờ khác nói chung. Qua việc sai chính tả, người đọc sẽ đánh giá bạn cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp trong công việc.

Xem thêm: Tài Khoản Ngân Hàng Acb Có Mấy Số, Số Nếu Quên Thì Làm Sao

Hai là: Lỗi định dạng bản mềm

Người đọc báo cáo sẽ có những đánh giá đầu tiên thông qua cách trình bày chứ không phải là nội dung của bản báo cáo. Nếu báo cáo có những bảng biểu, sơ đồ thì cần phải đặc biệt chú ý đến định dạng. Để đồng nhất trong bản báo cáo công việc nên được sử dụng một kiểu chữ, tạo ra sự khác biệt giữa các tiêu đề và nội dung, giãn cách dòng, đánh số mục lục, viết hoa chữ cái đầu dòng…

Ba là: Có quá nhiều hoặc quá ít thông tin

Những báo cáo thiếu chính xác, mô tả công việc không có thực hoặc không đúng sẽ gây ảnh hưởng lớn đến việc chi ngân sách, trả lương cho nhân viên… Bản báo cáo cần phải có đủ các thông tin theo yêu cầu của công việc, tránh việc sử dụng bảng biểu, sơ đồ để lấp đầy những chỗ trống không cần thiết.

Mẫu báo cáo công việc 2022 mới nhất

Hiện nay, mẫu báo cáo công việc không có một mẫu chung nào cả. Báo cáo công việc có thể sẽ có mẫu do từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quy định riêng nhưng nhìn chung vẫn có những nội dung: